CHAPITRE - 1

Lettres

Créer le Document principal
Créer le fichier de données (liste des destinataires)
Fusionner le Document principal avec la Source de données
Imprimer les documents fusionnés
Fusionner vers un nouveau document
Réaliser le publipostage avec Excel

 

CHAPITRE - 2

Créer des étiquettes

Créer une liste de données
Création du publipostage pour Etiquettes

 

CHAPITRE - 3

Créer des Enveloppes

Créer une liste de données
Création du publipostage pour Enveloppes

chapitre - 1

Envoi d'une même lettre à plusieurs destinataires

Un Publipostage permet d'envoyer une lettre identique à un ensemble de destinataires, à partir
d'un fichier de données, comme une liste de clients, un carnet d'adresses etc... ce qui épargne la
saisie de chaque lettre. Il en est de même pour créer des étiquettes, des enveloppes.

Un publipostage est composé de deux documents :

Il s'agira ensuite de fusionner ces deux documents ce qui permettra d'imprimer
autant de lettres qu'il y aura de destinataires et chacune de ces lettres identiques
contiendra l'adresse propre de chacun d'eux.

Ouvrir Microsoft Word

Pour créer le document principal, il suffit de taper une lettre et la mettre en forme,
puis l'enregistrer dans un dossier en lui donnant un nom.

Après enregistrement, laisser le document ouvert

Voici un exemple de document principal

Mettre en surbrillance le texte "date du jour"
Dans le menu "Insertion", cliquer sur "Date et heure" dans la liste déroulante

Fenêtre suivante, dans la zone "Formats disponibles", sélectionner le format de date.
Pour que la date du document principal s'actualise systématiquement à la date d'un envoi,
cocher la case "Mettre à jour automatiquement"

Fermer la fenêtre, la date du jour apparaît.

Bien conserver le Document principal qui pourra vous servir pour d'autres envois.
Si besoin, il suffira de changer une partie de ce texte.

La liste des destinataires se nommera

Pour créer le fichier de données, il y a plusieurs possibilités :

Je retiens ici la première solution, plus pratique et plus souple

Dessiner ou insérer un tableau d'autant de colonnes qu'il y a de Noms de champs
et d'autant de lignes qu'il y a de destinataires.

Les Noms de champs sont les informations relatives à l'adresse comme :

- Civilités - Noms - Prénoms - Adresses etc..

Le tableau doit être simple, sans mise en forme, sans cellules fusionnées.

Dans la première ligne indiquer les Noms de champs

En dessous, inscrire les coordonnées de chaque destinataire, ne laisser aucune ligne ou colonne vide

Si une adresse est trop longue pour être contenue sur une seule ligne dans une colonne,
ne pas utiliser la touche "Entrée" pour aller à la ligne, cela se fera automatiquement. Lorsque
celle-ci sera dans le document principal, elle sera systématiquement insérée sur une seule ligne.

Voici un exemple de liste faite avec Word

La Liste de données terminée, l'enregistrer dans un dossier.

Maintenant que le Document principal et la Liste des données sont prêts
nous pouvons commencer la fusion des deux documents

Il existe une petite différence entre Word 2003 et word 2007 pour démarrer le publipostage.
Sous Word 2007 il suffit de cliquer sur l'onglet "Publipostage" et sur "Démarrer la Fusion et le Publipostage"
puis sur "Assistant Fusion et publipostage pas à pas" dans la liste déroulante,
ensuite continuer comme avec word 2003, voir l'image ci-dessous :

Nous allons fusionner le Document principal avec la Liste de données avec l'Assistant du Volet Office

Cliquer sur "Outils", " Lettres et Publipostage", " Assistant Fusion et Publipostage"

Le volet "Fusion et publipostage" s'ouvre à droite du document.
Sélectionner "Lettres" puisqu'il s'agit de lettres, (on pourrait également choisir
les autres types de documents comme les "Etiquettes", "Enveloppes" etc...)
et cliquer sur "Suivante: Document de base" pour passer à l'étape suivante

Fenêtre suivante, cocher la case "Utiliser le document actuel" puisqu'il s'agit
de la lettre nouvellement créée. Il était également possible d'utiliser soit un
modèle type de lettre, soit d'ouvrir un document déjà existant.

Ensuite, cliquer sur "Suivante : sélection des destinataires"

Dans Sélection des Destinataires, cocher la case "Utilisation d'une liste existante"
puis cliquer sur "Parcourir" pour sélectionner la Source de données

Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir le dossier contenant la liste des destinataires,
ici ce sera "clients", puis cliquer sur "Ouvrir"

La liste des destinataires apparaît comme ci-dessous

Avant d'aller plus loin, faire des modifications dans la liste, si nécessaire sinon, cliquer sur "ok"

Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquer sur les flèches en regard de "Enregistrement"
pour afficher les coordonnées d'un destinataire et faire les modifications nécessaires.

Vous pouvez rajouter ou supprimer un destinataire en cliquant sur "Ajouter" ou "Supprimer"

En cas d'erreur de manipulation, cliquer sur "Restaurer".

Fermer cette fenêtre et cliquer sur "ok" dans la fenêtre de la liste des destinataires

 

Maintenant nous pouvons passer à l'étape suivante

 

Dans le Volet office, cliquer sur "Suivante : Ecriture de votre lettre"

Apparaît la petite fenêtre "Ecriture de votre lettre", nous allons maintenant
pouvoir fusionner le Document principal avec la Source de données(liste des destinataires)

Dans le Document principal, mettre " Monsieur" en surbrillance et cliquer sur "Autres éléments"

Fenêtre suivante, la case "Champs de base de données" est en principe déjà cochée, sinon le faire.

Mettre le premier nom de champ en surbrillance comme ci-dessus,
ici "Civilités" puis cliquer sur "Insérer" et "Fermer"
Répéter cette opération pour chaque nom de champs sans oublier de mettre
en surbrillance la partie à fusionner dans le document principal.

Voici le résultat :

Dans le document, les champs ont été insérés les uns après les autres sans espace(créer les espaces)
et délimités par des guillemets qu'il ne faut surtout pas supprimer

Ci-dessous, dans le Volet de droite, cliquer sur "Suivante : Aperçu de vos lettres"

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez apercevoir l'adresse du premier destinataire.
Dans le Volet à droite, il suffit de cliquer sur les flèches de droite ou de gauche pour
vérifier que chaque lettre identique comporte bien une adresse différente.

La Fusion entre le Document principal et la source de Données est terminée.

Cliquer sur "Suivante : fin de fusion"

Lancer la Fusion vers l'imprimante

Cliquer sur "Imprimer"

Cocher la case "Tous" pour imprimer tous les enregistrements et "ok"

Chacune des lettres sera imprimée avec une adresse différente

Lancer la Fusion vers un autre Document

A l'étape 5, cliquer sur "Suivante : fin de la Fusion"

Dans la zone "Fusion" du Volet Office, cliquer sur "Modifier les lettres individuelles"

Fenêtre suivante, cliquer sur "ok"

Un nouveau document est maintenant créé. Vous pouvez remarquer qu'il apparaît
dans la barre de Titre sous un nom par défaut "Lettre1"

Faire une vérification du Contenu de ce document à l'aide du bouton "Page suivante"

Enregistrer le document pour le conserver et l'imprimer plus tard.

Réaliser le publipostage avec Excel

 

Le principe est le même qu'avec Word. Ce qui change :

- La base de données sera créée avec Excel

- Il existe une petite différence au moment du choix de la source de données

Ouvrir Microsoft Word

Ouvrir le document principal ou le créer .
Dans le menu "Outils" cliquer sur "Lettres et publipostage" puis sur "Assistant Fusion et publipostage"

Le Volet Office ouvert, aller directement à l'étape 3 et cliquer sur "Parcourir".

Ouvrir la base de données créée avec Excel. Une fenêtre "Sélectionner le tableau" s'ouvre.
Cliquer sur la première ligne intitulée "Réglements$" et cliquer sur "ok"

La fenêtre "Destinataire" apparaît, continuer le publipostage comme expliqué PLUS HAUT

Chapitre - 2

Création d'Etiquettes

 

Le principe est le même que pour la création de lettres de publipostage. Cependant, il suffit de
connaître le format exact des étiquettes pour éviter une mauvaise disposition lors de l'impression.
Pour cela, il faut se reporter aux caractéristiques mentionnées sur la boîte d'étiquettes qui vous donne
la référence ainsi que les dimensions des étiquettes. (ci-dessous un exemple pour des cartes de visites)

Pour créer votre liste de données, voir les explications " Créer le fichier de données avec Word, excel.... "
Vous pouvez également vous servir d'une liste de données existante.

Ouvrir Microsoft Word

Cliquer sur 'Outils - "Lettres et Publipostage" puis sur "Assistant Fusion et Publipostage"

Dans le Volet Office, cocher la case "Etiquettes" puis "Suivante : Document de base"
et à l'étape suivante, cliquer sur "Options d'étiquettes"

 

La boîte de dialogue "Options pour les étiquettes" permet de choisir le format des étiquettes :

Si vous ne trouvez pas le numéro de référence dans les "Options d'étiquettes", cliquez sur
"nouvelle étiquette" pour créer un format d'étiquette et inscrire les informations concernant
la taille des étiquettes etc...

Retour dans la fenêtre des "Options d'étiquettes", cliquer sur "Détails". S'ouvre la fenêtre
indiquant les informations de l'étiquette. Si vous ne faites aucune modification, cliquez sur "ok".

Dans le cas contraire, il est impératif de donner une référence pour l'étiquette qui a subi des
changements. Ici je l'ai nommée "nouvelle étiquette", j'aurais également pu mettre un numéro.

Cliquer sur "ok"

Comme vous pouvez le voir dans la fenêtre ci-dessous, la taille internationale est nommée
"Autres/Personnalisées" et dans le numéro de référence, se trouve la nouvelle référence
"nouvelle étiquette-Personnaliser"

Cliquer sur "ok"

Des étiquettes vides apparaissent dans le document.
Dans le Volet Office, cliquer sur "Suivante : Sélection des destinataires"

Dans la zone "Utilisation d'une liste existante", cliquer sur "Parcourir" et dans la fenêtre
"La source de données" choisir le dossier contenant la liste de données puis cliquer sur "Ouvrir"

 

La liste des destinataires apparaît, si aucune modification n'est faite, cliquer sur "ok".
Dans le cas contraire, se reporter aux indications du chapitre 1, ICI.

Une fois terminé, cliquer sur "ok"

Un champ de Fusion "Enregistrement suivant" est inscrit sauf sur la première étiquette.
Dans le Volet Office, cliquer sur "Disposition de vos étiquettes"

A l'étape 4, cliquer sur "Autres éléments" et dans la fenêtre qui s'ouvre,
insérer les champs de fusion dans l'étiquette vide.

Cliquer sur "Civilités" puis "Insérer" et sur "Fermer".

Dans l'étiquette, faire un espace entre chaque champ, ne pas oublier d'aller à la ligne le moment venu.
Continuer de la même façon avec les autres champs.

1 - Pour que chaque étiquette ait la même disposition que la première, cliquer sur
"mise à jour de toutes les étiquettes"

2 - Maintenant toutes les étiquettes sont créées, cliquer sur "Aperçu de vos étiquettes"

Chaque étiquette a sa propre adresse. Cliquer sur "Suivante : Fin de la fusion"

Nous voilà à l'étape 6 du Volet Office, cliquer sur "Modifier les Etiquettes individuelles"
puis sur "ok" dans la petite fenêtre qui s'ouvre

 

Un nouveau document apparaît nommé par défaut "Etiquette1" dans la barre de Titre.

Sauvegarder ce document prêt à être imprimé.

Chapitre - 3

Création d'Enveloppes

De même que pour les étiquettes, il est possible de créer un publipostage avec les Enveloppes.
Une fois le publipostage créé, chaque enveloppe indiquera l'adresse de chacun des destinataires.
Le principe est le même que pour les étiquettes sauf qu'il s'agit d'enveloppes,

Voir ci-dessous

Pour créer votre liste de données, voir les explications " Créer le fichier de données avec Word, excel.... "
Vous pouvez également vous servir d'une liste de données existante.

Ouvrir Microsoft Word

Cliquer sur "Outils" - Lettres et publipostage" puis sur "Assistant Fusion et publipostage"

Dans le Volet Office, zone "Sélection du type de document", cocher la case "Enveloppes"
puis sur "Suivante:document de base"

A l'étape 2, cliquer sur "Options d'nveloppes"

Dans "Options pour les enveloppes", onglet "options d'enveloppe", choisir la taille de l'enveloppe,
la police du destinataire et si besoin la police de l'expéditeur, ainsi que les marges.

Ensuite, cliquer sur l'onglet "Options d'impression", choisir la position des enveloppes pour l'impression

Cliquer sur "ok"

Le format de l'enveloppe apparaît. Cliquer sur "Suivante : Sélection des destinataires"

A partir de là, continuer comme pour le publipostage des Etiquettes sans oublier qu'il s'agit d'enveloppes. Cliquer ICI